Welche Personen befinden sich auf dem Gelände? Im Notfall muss diese Frage von jedem Unternehmen jederzeit zu beantworten sein. Neben den Mitarbeitern müssen auch alle Besucher bekannt und registriert sein. Um die Personalabteilung von dieser Verantwortung zu entlasten, sorgt das neue PCS Besuchermanagement VISIT.net für Transparenz und eine strukturierte Organisation inklusive einer dokumentierten Sicherheitsunterweisung. Es unterstützt den Empfang bei der Abwicklung von Besuchen durch Vor- und Selbstanmeldung, Cateringplanung und Terminplanung mit Integration in den MS Outlook-Kalender. Die Ausgabe von Besucherscheinen wird vereinfacht.
Dokumentierte Sicherheitsunterweisung mit Überprüfungsabfrage, definierter Gültigkeitsdauer und Online-Unterschrift.
In vielen Unternehmen ist eine Sicherheitsunterweisung für Besucher und Fremdfirmen vorgeschrieben. Diese dient der Unfallverhütung und muss revisionssicher mit Ablaufdatum dokumentiert werden. Hier unterstützt das PCS Besuchermanagement die Pforte bei der Organisation. Die Sicherheitsunterweisung kann sowohl am Empfang als auch am Selbstanmeldeterminal geschehen. Es kann die jeweilige Muttersprache für die Unterweisung ausgewählt und mit Bildern so gestaltet werden, dass die Hinweise allgemein verständlich sind. Ein anschließender Test prüft, ob alle kritischen Punkte verstanden worden sind. Eine zeitliche Befristung der Sicherheitsunterweisung erinnert an eine notwendige Wiederholung. Am Bildschirm oder auf Signaturpad wird die Sicherheitsunterweisung von den Besuchern unterschrieben und gleichzeitig dokumentiert.
Besuchermanagement organisiert Catering, Besucherschein und Terminabstimmung rund um den Besuch.
Bereits für die Registrierung der Besucher stehen im PCS Besuchermanagement mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Am besten wird dazu die Voranmeldung durch einen Mitarbeiter genutzt. Der Besucher erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, die wichtige Informationen zum Termin enthält, wie Hotelempfehlung oder Anfahrtsbeschreibung. Bei der Terminabstimmung hilft die Outlook-Integration. Über das PCS Besuchermanagement können Besucherscheine für den Aufenthalt erstellt werden, die zum Beispiel mit Foto versehen oder mit temporärem RFID-Ausweis kombiniert werden. Auch die Planung des Caterings kann über das Besuchermanagement organisiert werden: Bei der Terminvoranmeldung werden Art der Verpflegung, Anzahl der Personen und Veranstaltungs-Beginn mit angegeben, damit die Gästeversorgung gesichert ist. Aus dem PCS Besuchermanagement kann außerdem eine exakte Liste exportiert werden mit Übersicht über Anzahl oder die Aufenthaltsdauer der anwesenden Personen.
Im Besuchermanagement registrierte Personen nutzen die DEXICON Zutrittskontrolle.
Besonders vorteilhaft ist eine Verknüpfung des Besuchermanagements mit dem Zutrittssystem. Damit sich Dienstleister oder Monteure selbständig auf dem Gelände bewegen können, um z.B. Arbeiten auszuführen, ist es sinnvoll, diese externen Personen temporär in die Zutrittskontrolle aufzunehmen. Dafür werden die Daten aus dem Besuchermanagement per Webservice- Schnittstelle in die DEXICON Zutrittskontroll-Software übertragen. Besucher können dann einen zeitlich befristeten Firmenausweis erhalten, mit dem sie für definierte Bereiche und Zeiten Zutritt haben. Mit dem Ende des Aufenthalts und mit der Abmeldung der Person werden die Personen automatisch wieder aus der DEXICON-Software gelöscht und haben somit keinen Zutritt mehr. Ein transparentes und bequemes Verfahren, um externe Personen als Besucher in die Zutrittskontrolle zu integrieren.
Vorgestellt wird das Besuchermanagement auf der Messe Zukunft Personal in Köln, vom 19. bis 21. September bei PCS in Halle 3.2, Stand E.15.
Das PCS Besuchermanagement organisiert Besuche auf dem Werksgelände und sorgt mit Kalenderintegration, Sicherheitsunterweisung, Cateringplanung und Besucherschein-Ausgabe für strukturierte Abläufe.
Foto wurde bereitgestellt von PCS Systemtechnik GmbH.
